Fehlbesetzung und deren Kosten: wie weiter?

Einen austretenden Mitarbeiter ersetzen zu müssen ist mit erheblichen Kosten verbunden, das ist allgemein bekannt. Und doch stellen wir fest: Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind. Dieser Beitrag liefert eine Übersicht.

Sie sind ein erfolgreicher Unternehmer. Sie kennen Ihre Produkt- und Mitarbeiterkosten genau, Sie wissen, welche Margen Sie erzielen können, und sind über Kennzahlen wie EBIT oder Overhead stets informiert. Aber wissen Sie auch, wie teuer ein Mitarbeiterwechsel in Ihrem Unternehmen wirklich ist?

Bei diesem Thema fallen einem zumeist nur die Kosten für die Neubesetzung ein. Gemäss Studien können sich die Fluktuationskosten aber bis zu einem doppelten Jahresgehalt des ausgeschiedenen Mitarbeiters aufsummieren. Ins Gewicht fallen vor allem die indirekten und die Opportunitätskosten.

Weshalb sind die Fluktuationskosten so schlecht planbar und meist nicht im Budget berücksichtigt? Ein Grund ist, dass nie im Voraus feststeht, wie viele Mitarbeitende im nächsten Jahr das Unternehmen verlassen. Dies liesse sich anhand der Vergangenheitszahlen noch abschätzen.

Wesentlicher ist, dass sich die Fluktuationskosten, vor allem die indirekten und die Opportunitätskosten, auf ganz unterschiedliche Konten der Erfolgsrechnung verteilen und dort oft gar nicht wahrgenommen werden.

Entsprechend geht es in diesem Beitrag weniger um ein Tool zur genauen Ermittlung der Fluktuationskosten. Vielmehr sollen die einzelnen Kostenpositionen ins Bewusstsein gerufen und aufgezeigt werden, wie unnötige Fluktuation verhindert werden kann.

Bei einer inneren Kündigung, also wenn der Mitarbeiter für sich entschieden hat «so nicht!», die Kündigung aber noch nicht umgesetzt hat, entstehen oft schon lange vor der Trennung indirekte Kosten. Erfahrungsgemäss häufen sich die Fehlzeiten, das Interesse an Neuerungen schwindet und es wird vielfach nur noch «Dienst nach Vorschrift» geleistet.

Bei leistungsschwachen Mitarbeitenden kann es die Minder- oder Schlechtleistung sein, die sich wirtschaftlich auswirkt. Auch unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitenden kann finanzielle Folgen haben, ebenso mangelnde Sorgfalt mit Arbeitsgeräten oder eine ungenügende Dokumentation, die zu Abrechnungsverlusten führt.

Die Rekrutierungskosten sind die bekanntesten Kosten der Fluktuation, zumindest die direkten wie Inserate oder Personaldienstleister.

Daneben fallen vor allem die indirekten Kosten ins Gewicht, die in den letzten Jahren deutlich zugenommen haben. Die Suche nach geeigneten Bewerbenden zieht sich immer mehr in die Länge, und die Stunden für Suchstrategien und Anzeigen steigen.

Zudem ist die Kommunikation mit Bewerbenden zeitintensiv: Telefoninterviews, Bewerbungsgespräche, Probearbeiten und die anschliessende Besprechung mit Team und Bewerbenden.

Hier gilt es zuerst die unproduktive Zeit des neuen Mitarbeiters zu berücksichtigen, zusätzlich sind oft Weiterbildungen oder Schulungen nötig. Zu den indirekten Kosten zählen die personalrechtlichen Formalitäten, das Einrichten des Arbeitsplatzes und die Einarbeitung selbst.

Sinnvoll sind häufige und zielführende Feedbackgespräche, um neue Mitarbeitende schnell in die Abläufe zu integrieren. Berücksichtigen sollte man auch eine mögliche höhere Fehlerquote und die tiefere Effizienz in den ersten Monaten.

Die Opportunitätskosten machen oft einen wesentlichen Anteil der Fluktuationskosten aus, werden in der Praxis aber unterschätzt.

Die meisten Unternehmen achten bei Selektion, Entwicklung und Beförderung vorwiegend auf «harte Faktoren» wie Ausbildung, Erfahrung, Alter oder Sprachen. Bei Unzufriedenheit oder einer Trennung sind dann aber meist die «weichen Faktoren» der Grund: unstimmige Verhaltenspräferenzen, Motivationsfaktoren und Soft Skills.

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